AxerOK Manual de usuario Descargar PDF Documentación

CAPÍTULO 1Empezar a usar AxerOK

Todo turno arranca igual: entrás con tu usuario y elegís la caja desde la que vas a trabajar. De esa elección dependen la numeración de los comprobantes, la empresa que factura y el arqueo al que suman tus ventas.

1.1 Iniciar sesión

Al abrir AxerOK aparece la pantalla de acceso con la lista de usuarios. Elegís el tuyo y, si tiene clave, la escribís. Cada usuario tiene su propio rol, y el rol decide qué pantallas ve y qué puede hacer.

1.2 Elegí tu caja

Después del acceso aparece Elegí tu caja: una tarjeta por cada caja habilitada para vos, con su empresa, su sucursal y el régimen con el que emite.

  • Arriba hay filtros: combo de empresa, combo de sucursal, buscador y Limpiar filtros, con un contador “N de M cajas”. El buscador ignora tildes y también encuentra por sucursal, empresa o nombre de equipo.
  • La última empresa y sucursal quedan guardadas por usuario: el próximo login abre ya filtrado. En una caja compartida, cada cajero recupera lo suyo.
  • Un combo con una sola opción se ve apagado, no desaparece: sirve para leer de qué empresa y sucursal son tus cajas.
  • Si el filtro guardado no deja ninguna caja, aparece un aviso con el botón Ver todas mis cajas. El sistema nunca te cambia el filtro en silencio.
  • Si vas a hacer tareas de escritorio (cargar productos, mirar informes) no hace falta abrir una caja: el botón Menú de la barra entra directo al menú. Con el menú abierto ese mismo botón pasa a llamarse Caja y te trae de vuelta acá.
Tarjeta en rojo: “Sin diario fiscal”. Esa caja todavía no tiene diario asignado o le falta el número de punto de venta. Podés entrar, pero no vas a poder cobrar hasta que se complete. Lo resuelve el administrador en Menú › Contabilidad › Diarios (capítulo 5).

1.3 La pantalla, de un vistazo

La ventana de AxerOK con la barra superior, el menú abierto y la barra de estado
Figura 1 Las tres zonas fijas: arriba la barra superior (paleta, acento, indicadores, tu usuario y el botón Menú); al pie la barra de estado con la versión, el equipo, el depósito y la base conectada; en el medio, la pantalla en la que estés trabajando — acá, el menú abierto sobre ella.

Barra superior

El botón de Menú, el buscador global, la paleta de apariencia y el punto de color de acento, los indicadores (clima, dólar, sincronización) y el chip con tu usuario.

Centro

La pantalla en la que estés trabajando. Al entrar es siempre POS de Ventas.

Barra de estado (abajo)

Empresa activa, caja de la sesión y base de datos conectada. Si no elegiste caja, no muestra ninguna — es información real, no un valor por defecto.

1.4 Cerrar sesión y salir

Cambiar clave, Acerca de y Salir están al pie del menú, junto al buscador. Cerrar sesión vuelve a la pantalla de acceso sin cerrar el programa: es lo que se usa en un cambio de turno.

CAPÍTULO 2Moverse por el sistema

AxerOK tiene un menú en pantalla completa, un buscador que llega a cualquier parte y una apariencia que cada usuario ajusta a su gusto sin molestar a los demás.

2.1 El menú, organizado por aplicaciones

El botón Menú abre el lanzador a pantalla completa. Está organizado por aplicaciones, como un teléfono: cada tarjeta es un área de trabajo con sus pantallas listadas adentro.

AplicaciónQué hay adentro
Punto de ventaPOS de Ventas, Funciones de caja, Movimientos de caja, Informe X, Cierre Z, Cupón
VentasCotizaciones, Órdenes de venta, Productos, Listas de precios, Clientes
ContabilidadConsultar ventas, Cuentas corrientes, Diarios, Clientes, Proveedores
ComprasÓrdenes de compra, Proveedores, Retenciones
InventarioInventario, Productos, Precios, Etiquetas, Almacenes
CRMPipeline, Tipos de actividad
EmpleadosPresentismo, Entradas/Salidas
AjustesEmpresas, Configuración, Usuarios, Roles, Servidores de correo
OdooSincronizar ahora
  • Al pie de cada tarjeta están los Informes y la Configuración de esa área.
  • Una misma pantalla puede aparecer en más de una aplicación (Clientes, Productos): es a propósito — misma pantalla, mismo permiso, para no obligarte a cambiar de área a mitad de una tarea.
  • Debajo de las tarjetas, los accesos directos a lo más frecuente: Abrir POS, Cierre Z, Nuevo cliente, Cambio masivo de precios, Sincronizar con Odoo.
  • Al pie del menú: Cambiar clave, Acerca de, el buscador con el foco ya puesto (Enter abre el primer resultado; Escape primero limpia lo escrito y recién después cierra el menú), tu usuario y Salir.
  • Con el menú abierto, el botón de la barra superior pasa a llamarse Caja: tocarlo te devuelve a la caja (o al selector de cajas, si entraste sin abrir una).
  • Una aplicación aparece sola si tu rol permite al menos una de sus pantallas.
Indice de Configuración con sus pantallas de gestión e informes
Figura 2 La Configuración de un área por dentro (el enlace al pie de la tarjeta): el índice de secciones a la izquierda, con ← Menú para volver, y las filas agrupadas en Gestión e Informes. Lo que ves depende de tu rol: con permisos distintos, esta misma pantalla muestra menos filas.

2.2 Buscador global

Desde Ventas, la tecla B (o el atajo del sistema ⌘K / Ctrl+K) abre el buscador de menú y acciones: escribís el nombre de una pantalla o de una acción y la ejecuta, sin recorrer el menú.

2.3 Apariencia: tema y color de acento

El tema y el color se eligen adentro del sistema, en la barra superior — no en el login. Son tuyos: cada usuario guarda los suyos y no se pisan entre compañeros aunque compartan la misma caja.

  • Hay siete temas: AXEROK Ámbar (el de fábrica), Black, Light, Studio, Luxury, Metálica y Personal.
  • AXEROK Personal es editable: se ajusta la paleta en caliente desde Configuración › Apariencia (theme personal), y cada usuario puede guardar hasta tres paletas con nombre.
  • El sub-acento (seis colores curados por tema) pinta el foco de los campos, la fila seleccionada, la marca de agua y tu chip de usuario. Nunca pinta la barra de TOTAL, el botón de cobrar ni los estados: esos colores significan algo y no se tocan.

CAPÍTULO 3Vender

La pantalla POS de Ventas es la casa del cajero: el ticket a la izquierda, el catálogo y el teclado a la derecha, y una barra de acciones arriba. Todo el flujo se puede hacer con teclado, con mouse, con dedo o con lector de códigos.

Pantalla POS de Ventas con el ticket vacío y el teclado numérico
Figura 3 El POS recién abierto, antes del primer artículo. Arriba: el cliente (Consumidor final por defecto), la Lista de precios y la barra de acciones. Abajo, la barra de TOTAL y el CAMBIO. A la derecha, el ingreso y retiro de valores, el teclado y la tecla de cobrar.

3.1 Cargar productos

  • Con el lector de códigos: escaneás y la línea entra sola. Es la vía más rápida y la que menos errores comete.
  • Con el catálogo: tocás la categoría y después el producto.
  • Buscando: P abre el buscador de productos por nombre o referencia.
  • Cantidad: tipeás el número en el teclado y después cargás el producto.

Productos por peso

Si el producto se vende por peso y hay balanza conectada, el peso lo pone la balanza. Si tarda, aparece “Leyendo la balanza, aguarde…” y con Escape cargás el peso a mano. Si no hay balanza, el peso se pide a mano y la venta no se traba. Con el plato vacío avisa “valor erróneo”: ponés el producto y repetís.

3.2 Trabajar sobre una línea

AcciónCómo
Editar la línea (precio, cantidad)E o el icono de edición
Descuento en la líneaD
Recargo en la líneaE
Eliminar la línea seleccionadaIcono de retroceso en la barra
Eliminar el comprobante completoF11 o el icono de tacho

Editar y eliminar pueden requerir permiso (sales.EditLines, sales.DeleteLines): si tu rol no lo tiene, el botón avisa en lugar de quedarse mudo.

Devolver envases

Seleccioná la línea del envase en el ticket y apretá - (sin número tipeado). Cada toque devuelve una unidad, y el ticket muestra la cantidad neta (vendió 3, devolvió 2 → “x1”). Sólo se pueden devolver envases cobrados en ese ticket; si te pasás, avisa que una devolución sin compra va por Nota de Crédito.

3.3 El cliente

  • W busca un cliente y lo asigna al ticket.
  • El icono + de la barra da de alta un cliente nuevo sin salir de la venta.
  • La condición de IVA del cliente es la que decide el tipo de comprobante: Responsable Inscripto → Factura A; Consumidor Final → Ticket o Factura B.

3.4 Tipo de comprobante y lista de precios

  • C cambia el tipo de comprobante de la venta en curso.
  • L abre el combo Lista de precios. Cambiar la lista recalcula los precios de la venta.

3.5 Pausar una venta

El icono II (o Q para ver las pausadas) deja la venta en espera: se guarda y la pantalla queda libre para el siguiente cliente. Es lo que se usa cuando alguien vuelve a buscar un artículo. No hay botón de “nuevo comprobante”: pausar ya deja un ticket nuevo, y cobrar también.

La ayuda vive dentro de la pantalla. F1 (o el ? de la barra) abre la lista completa de atajos de Ventas, con buscador, y cada línea es clicable: sirve como menú para el que todavía no se acuerda las teclas.

CAPÍTULO 4Cobrar

Cobrar cierra la venta: mueve la plata, numera el comprobante, lo emite ante ARCA si corresponde y lo imprime. Por eso hay tres cosas que AxerOK verifica antes de abrir el cobro.

4.1 Lo que se controla antes del cobro

  1. Que la sesión tenga caja. De la caja salen la numeración, el arqueo y la empresa que factura. Si entraste sin elegir caja, avisa y no abre el cobro: se sale cerrando sesión y volviendo a entrar eligiendo una. El ticket no se pierde.
  2. Que la caja tenga diario y punto de venta. Si le falta, el aviso dice el motivo exacto y dónde resolverlo.
  3. Que el total no sea negativo. No existe comprobante de venta en negativo: una devolución que supera lo vendido va por Nota de Crédito.

4.2 Los medios de cobro

El diálogo de cobro muestra los medios habilitados para la empresa. Se puede combinar más de un medio en la misma venta.

MedioCómo funciona
EfectivoSe tipea lo recibido y el sistema calcula el vuelto.
TarjetaSe elige la marca (Visa, Mastercard…) del catálogo de medios de la empresa. Con pasarela conectada (Payway/Prisma, PVS, PlusPagos, Clover) el cobro se autoriza en el equipo; sin pasarela, se registra el cobro hecho por el pos-net externo.
QR MercadoPagoEl importe va al visor de la terminal Point o al QR; aprobado, la venta se cierra sola. Se cancela desde la caja (Escape) o desde la terminal.
QR FiservTransferencias 3.0: se genera el QR y se espera la confirmación del pago.
Cuenta corrienteCarga el saldo al cliente; requiere cliente asignado.
Vale / cupónDescuenta contra un vale emitido.
Un cobro con pasarela nunca se da por aprobado sin confirmación real. Si la respuesta no llega, la venta queda abierta: se reintenta o se cobra por otro medio. No cierres la pantalla asumiendo que salió bien.

4.3 Percepciones

Cuando la venta lleva percepción (IVA o IIBB), antes del diálogo de pago aparece una confirmación que discrimina la percepción y muestra el total a cobrar.

  • Ese diálogo no agrega nada al total: la percepción ya estaba calculada. Lo que hace es mostrarla y pedir confirmación.
  • Si tu rol no tiene el permiso correspondiente, el cobro se bloquea hasta que autorice un supervisor.
  • Sin percepción, el cobro es exactamente igual al de siempre.

4.4 Lo que sale impreso

El ticket incluye una sección ( RECIBIMOS ) con una línea por medio de cobro y su importe: Efectivo (con Recibido y Vuelto), Tarjeta con la marca, QR MercadoPago, Cuenta corriente, Vale y las devoluciones. El nombre de fantasía del membrete sale del campo alias de la ficha de empresa; si está vacío, se imprime la razón social.

CAPÍTULO 5Comprobantes y numeración

En AxerOK hay dos números en cada venta, y conviene entender la diferencia una sola vez: el legal es el que vale ante ARCA; el interno es el rastro estable para encontrar la venta.

5.1 El diario es el libro de emisión

Un diario (igual que en Odoo) tiene nombre, sistema de punto de venta y el número de PdV de ARCA adentro. La caja elige sus diarios; el punto de venta vive en el diario, no en la caja.

Sistema del diarioQuién numeraCuándo se usa
Factura Electrónica — Web ServiceARCAOperación normal con CAE en línea
Factura Electrónica CAEAAxerOK (contingencia)Sin conexión con ARCA, con CAEA vigente
Factura WebAxerOKEl POS da el comprobante interno y la factura legal la hace el comerciante del talonario
Controlador Fiscal ExternoEl equipo fiscalCon controlador fiscal conectado

Los correlativos por tipo de comprobante viven dentro del diario y nacen solos al emitir el primero de cada tipo: no hay “alta de correlativos”. Factura A y Nota de Crédito A comparten diario y PdV pero llevan cadenas independientes, como exige ARCA.

“Factura Web” no es evasión ni “no fiscal”. Es el nombre del régimen sin emisión electrónica: el sistema da el comprobante interno del comercio y la factura legal se hace en paralelo, a mano, del talonario.

5.2 Los dos números del ticket

  • Número legalNro: 00007-00000003. Va por punto de venta y tipo de comprobante. Es el que manda en un comprobante fiscal.
  • Número internoOrden: POS 003-1. Es el contador de la caja. No salta aunque cambie el punto de venta o se rompa el impresor: es la referencia estable para buscar una venta. Las reimpresiones también lo muestran.

Cada caja lleva sus propios contadores internos (ticket, devolución, recibo, número de pedido, informe X, cierre Z). Dos cajas del mismo local numeran independientemente: por eso el número solo identifica una venta junto con su caja.

5.3 Reglas de los diarios

  • El nombre se puede cambiar siempre; el PdV, sólo mientras el diario no haya emitido nada.
  • Un diario con comprobantes no se edita ni se borra: se archiva, con su historia intacta.
  • El PdV no se puede repetir dentro de la empresa, ni siquiera contra un diario archivado: sigue dado de alta en ARCA con su numeración.
  • Un diario libre es el que ninguna caja tomó. En cuanto una caja lo toma, desaparece de la lista de las demás: el diario no se comparte.
  • Al soltar un diario, queda libre con su numeración, para que otra caja siga donde estaba.
Pantalla de Diarios
Figura 4 La pantalla de Diarios (Administración › Mantenimiento): acá se dan de alta los puntos de venta de la empresa, todos juntos si hace falta, y después cada caja elige el suyo desde su ficha.

5.4 CAE y código QR

En modo Factura Electrónica, al cobrar AxerOK pide el CAE a ARCA y lo guarda con el comprobante. El código QR de la RG 4291 se arma con esos datos y sale impreso. Mientras se pide el CAE aparece un aviso de progreso que no se puede cerrar: es una operación fiscal en curso, no una pantalla colgada.

5.5 CAEA (contingencia sin conexión)

El CAEA permite seguir facturando cuando ARCA no responde. Necesita su propio punto de venta dado de alta en ARCA y sólo existe para Factura Electrónica. Se administra en Menú › Contabilidad › Configuración › CAEA (contingencia), y desde Ventas se activa con el buscador de la ayuda (F1 → escribir “caea”), sólo con permiso.

CAPÍTULO 6La caja del turno

Todo lo del turno — el fondo, los retiros y el cierre — está en Ventas, al alcance del cajero, y repetido en Administración › Funciones de caja para el supervisor.

6.1 Movimientos de caja

MovimientoAtajoPara qué
Ingreso de valores (fondo)FCargar el fondo de caja del turno
Retiro de valoresRSacar efectivo de la caja durante el turno
Movimientos de caja (pantalla)YVer y cargar los movimientos
Abrir gaveta sin ventaGRegistro “No Sale”; requiere permiso

6.2 Cierre de caja

  • F2 abre la declaración de caja: se cuenta lo que hay y se declara.
  • X hace el cierre X (informe parcial, no cierra el turno).
  • Z hace el cierre Z (cierre del turno).
  • F6 abre la reimpresión de cierres, para volver a sacar un cierre ya hecho.
Pantalla de cierre de caja
Figura 5 Cerrar caja: acá se declara lo contado y se compara contra lo que el sistema registró en el turno.

Los informes del turno (Registro de transacciones, Cash-Flow, Pagos, Cierres de caja) están en Administración › Funciones de caja › Informes de caja y en Ventas › Informes de ventas.

El cierre no borra nada. Cerrar la caja consolida el turno; las ventas siguen consultables desde Consultar ventas con todo su detalle.

CAPÍTULO 7Consultar ventas

Menú › Contabilidad › Consultar ventas (o Alt+T desde el POS). Lista de resultados a la izquierda, comprobante en el centro y filtro fijo a la derecha.

Pantalla Consultar ventas con la lista y el filtro
Figura 6 La lista de resultados ocupa el centro y el Filtro queda fijo a la derecha, con el ALCANCE (empresa, sucursal, caja) separado de los FILTROS. Arriba, la barra del comprobante: Devolver, Imprimir, Fiscal y PDF.

7.1 Alcance y filtro no son lo mismo

  • Alcance: empresa, sucursal y caja. Definen qué universo estás mirando. Se recuerda por usuario, no por caja.
  • Filtros: número, fechas, cliente, total. Filtran adentro de ese universo.
  • La caja se busca por texto en lugar de elegirse de una lista: un supermercado tiene cuarenta cajas. Con texto ambiguo no elige una al azar — el contador dice cuántas coinciden.

7.2 Buscar

  • Se busca con Enter, no letra por letra.
  • El Número filtra la lista, no abre el comprobante: cada caja numera lo suyo, así que hay tantos “9” como cajas. Por eso la lista muestra POS 007-9 y no 9. Si hay una sola coincidencia, el comprobante se abre solo.
  • Fechas: se tipean con el formato que muestra el propio campo, o se eligen del calendario con el botón de al lado. “Hasta” vacío = sin límite.
  • La lista muestra hasta 500 comprobantes, los más recientes del rango. Si hay más, el contador lo dice: hay que achicar las fechas.

7.3 Lo que se puede hacer con el comprobante

BotónQué hace
DevolverInicia la devolución de la venta.
ImprimirReimprime el comprobante en la impresora de tickets.
FiscalReservado para el impresor fiscal. Todavía no está implementado y lo avisa.
PDFMuestra el comprobante en A4; desde ahí se guarda o se imprime.

Arriba de la imagen del ticket hay un zoom (− 100% +, de 60% a 200%): sirve para leer el CAE o el QR sin acercarse a la pantalla. Un clic en el porcentaje vuelve a 100%.

“Editar tiquet” ya no existe. Un comprobante emitido no se edita. Si hay que corregirlo, se hace una devolución. Editarlo dejaba copias aparcadas y permitía recuperar comprobantes en cajas que no correspondían.
El backoffice no tiene teclado en pantalla. El teclado táctil es de la caja; acá se trabaja con teclado y mouse.

CAPÍTULO 8Clientes y cuentas corrientes

Los clientes se administran desde Menú › Ventas › Clientes, y la cuenta corriente desde Cuentas corrientes (Alt+W desde el POS).

8.1 La ficha del cliente

Además de los datos de contacto, la ficha guarda lo que el sistema necesita para facturar bien:

  • Condición frente al IVA y CUIT/documento: de ahí sale el tipo de comprobante que se emite (Factura A, B, C o Ticket).
  • Cuenta corriente: límite de crédito y saldo.
  • Percepciones aplicables al cliente, cuando corresponden.
  • Imagen y datos comerciales (descuento, tarjeta de fidelidad).
Ficha de cliente con sus solapas
Figura 7 La ficha del cliente: la lista a la izquierda y las solapas General, Dirección, Cliente, Transacciones, Foto, Notas y Percepciones. La Condición fiscal es la que decide qué comprobante se emite.

8.2 Cobrar una cuenta corriente

La pantalla Cuentas corrientes lista los clientes con saldo y permite registrar el pago. El comprobante del pago se imprime como recibo.

Pantalla de cuentas corrientes
Figura 8 Cuentas corrientes: se busca el cliente, se ve su saldo y se registra el pago.

8.3 Informes de clientes

En Ventas › Clientes › Informes de clientes están Clientes, Ventas por cliente, Deudores, Diario, Tarjetas, Listado, Lista de exportación y Cupones.

CAPÍTULO 9Productos e inventario

Todo cuelga de Menú › Inventario. La pantalla Productos es a la vez el listado y el editor masivo de precios; la ficha de cada producto se abre desde ahí.

9.1 La pantalla Productos

  • Grilla editable con recálculo costo ↔ margen ↔ venta, filtrable por lista de precios, rubro y proveedor.
  • La Referencia es un link que abre la ficha del producto (lista → formulario, como en Odoo).
  • Se pueden seleccionar filas y hacer un cambio masivo: Establecer un precio o Ajustar %.
  • Lo que se guarda va como un lote deshacible desde Inventario › Cambios de precio.
Pantalla Productos con la grilla de precios
Figura 9 La grilla de Productos: filtros de lista, rubro y proveedor arriba; Referencia como link a la ficha; y las columnas Costo, Margen %, Venta neto y Final c/IVA, que se recalculan entre sí. Abajo a la derecha, el contador de productos.
El margen es sobre el costo, nunca sobre la venta, y no puede ser negativo. Un producto sin costo no acepta margen: no hay sobre qué calcularlo. El precio neto se guarda con 4 decimales — con dos, uno de cada seis precios de góndola no se puede representar.

9.2 La ficha del producto

Tipo de producto

El combo Tipo define el comportamiento completo. No hay checkboxes sueltos.

TipoQué significa
NormalProducto común con precio fijo
Precio libreEl precio se tipea al vender
Producto libreSe describe y se cobra al vender
Balanza (Precio / Por unidad / Peso / Peso-Unidad)Se vende por peso o por unidad leída de la balanza
ComposiciónProducto armado con otros
EnvaseRetornable; es lo que se devuelve con la tecla -
CubiertoCargo por cubierto (gastronomía)
ServicioIntangible: no mueve stock ni existencias

Impuestos

Un producto lleva un IVA y los tributos que haga falta. El caso testigo son los cigarrillos: IVA 21% + Impuesto Interno + Impuesto Adicional de Emergencia + Fondo Especial del Tabaco — cuatro impuestos, un solo IVA. No se pueden cargar dos IVA: el comprobante electrónico tiene un bloque para la alícuota y otro para los tributos.

Un tributo puede ser un porcentaje o un monto por unidad (el Impuesto Interno típico es $1 por unidad: 2,5 kg pagan $2,50). La grilla lo dice en la misma fila.

Unidad de medida y contenido

El combo Unidad (vacío = “sin unidad”, etiqueta “c/u”) más el campo Contenido describen el envase real: la yerba de 500 g lleva unidad Gramos y contenido 500. Con eso los carteles de góndola muestran el precio por unidad (lealtad comercial). La equivalencia sólo mueve el precio por unidad de la etiqueta, nunca la cantidad vendida.

Estado

  • Activo: destildarlo archiva el producto. Sale del catálogo y la caja no lo vende: al escanearlo avisa que está archivado y cómo reactivarlo.
  • Eliminar sólo se puede si el producto no tiene historia. Si tiene ventas o stock, el sistema explica por qué y manda a archivar.
  • Web: marca el producto como publicable en el canal web (Odoo). El efecto llega con la sincronización.
  • Envase que lleva: desplegable con los envases activos del comercio.

9.3 Stock y almacenes

PantallaPara qué
Gestión de inventarioEntradas, salidas y ajustes de existencias
Productos por almacénExistencias por depósito
AlmacenesAlta de depósitos y locales
Categorías, Marcas, Rubros / FamiliasOrganización del catálogo
Atributos, Valores, Conjuntos, UsoVariantes de producto (talle, color…)
Listas de preciosPrecios alternativos por lista
Productos auxiliares / BundlesComplementos y paquetes
Unidades de medidaCatálogo de unidades con equivalencia y tipo ARCA

Los informes de inventario (Existencias, Existencias bajo mínimos, Diario de existencias, Diferencias, Catálogos) están en el mismo submenú.

Submenú Inventario con sus pantallas e informes
Figura 10 Todo el submenú de Inventario: arriba las pantallas de gestión, abajo los informes.

9.4 Etiquetas y carteles

Inventario › Etiquetas tiene el etiquetador y los informes de etiquetas: etiquetas de producto, etiquetas de estantería y planillas de código de barras. Hay 17 formatos disponibles, incluidos los de señalización, oferta y oferta con precio tachado.

Pantalla del etiquetador
Figura 11 El etiquetador: se eligen los productos y el formato, y se imprime la planilla.

CAPÍTULO 10Compras, pagos a proveedor y retenciones

Menú › Compras reúne las facturas de compra, los pagos a proveedores y los certificados de retención practicados.

10.1 La lista de Compras

Además de los datos de la factura, la lista muestra dos columnas derivadas de los pagos registrados (no se cargan a mano):

  • Saldo: lo que falta pagar de esa factura.
  • Estado: Pendiente (nada pagado), Parcial (pagada en parte) o Pagada. Una nota de crédito muestra “—”: no se paga, reduce la deuda.

En la ficha de la compra, el campo Pagos es de sólo lectura y muestra el total ya pagado. Se paga desde la lista, con el botón Pagar.

Pantalla de Compras
Figura 12 La lista de Compras, con las columnas Saldo y Estado derivadas de los pagos registrados.

10.2 Pagar a un proveedor

  1. Elegí una factura de la lista y tocá Pagar.
  2. El diálogo trae todas las facturas del mismo proveedor con saldo; la elegida viene tildada. Tildás las que cancelás y cuánto aplicar a cada una (arranca en el saldo completo y se puede bajar).
  3. Elegís medio de pago (Efectivo / Transferencia / Cheque / Otro), fecha y observaciones.
  4. Registrar pago.

Un pago puede cancelar varias facturas con una sola transferencia, y una factura puede recibir varios pagos. Si aplicás menos que el saldo, la factura queda Parcial; nunca se puede aplicar más que el saldo.

10.3 Retención de IIBB

La retención aparece en el diálogo de pago sólo si se cumplen las tres:

  1. La empresa es agente de retención de IIBB de esa jurisdicción (Mantenimiento › Agentes de recaudación).
  2. El proveedor está marcado como sujeto a retención, en la solapa Retención de su ficha, con su jurisdicción.
  3. Hay alícuota configurada para esa jurisdicción. Si falta, el diálogo avisa: no retiene cero en silencio.

Cuando aparece, una barra verde muestra base (el neto sin IVA, proporcional a lo que se paga), alícuota y retención, y el TOTAL A ENTREGAR baja.

La cuenta que hay que entender: lo que cancela deuda es lo aplicado; lo que sale de caja o banco es lo entregado. aplicado = entregado + retención. La factura queda cancelada por lo aplicado, no por lo entregado.

10.4 Retenciones practicadas

Menú › Compras › Retenciones lista las retenciones de la empresa activa: número, fecha, proveedor, CUIT, régimen y jurisdicción, base, alícuota, importe y estado (Vigente / Anulado). Desde ahí se emite el certificado de retención (A4) y se puede anular con motivo.

Pantalla de retenciones practicadas
Figura 13 Retenciones practicadas de la empresa activa, con los botones Ver / emitir certificado y Anular.

Anular no revierte la retención practicada: deja constancia de la anulación. El certificado se emite a pedido, cuantas veces haga falta.

10.5 Proveedores

Compras › Proveedores › Listado de proveedores es el ABM. Los informes (Proveedores, Productos por proveedor, Acreedores, Diario, Ventas, Lista, Exportación) están en el mismo submenú.

Ficha de proveedor
Figura 14 La ficha del proveedor. La solapa Retención es la que lo marca como sujeto a retención de IIBB y guarda su jurisdicción.

CAPÍTULO 11Administración

Lo que define cómo trabaja el comercio: quién entra, con qué permisos, y con qué empresas, sucursales y cajas.

11.1 Usuarios y roles

  • Menú › Ajustes › Usuarios: alta de personas, su rol, su clave y su imagen.
  • Menú › Ajustes › Roles: los permisos se marcan con casillas con nombre humano, no editando XML. Un rol sin un permiso simplemente no ve esa pantalla.
  • Los cambios de permisos se aplican en caliente: el menú se rearma.
La licencia cuenta usuarios. Cada licencia trae un cupo de usuarios activos. Si dás de alta gente por encima del cupo, el sistema sigue andando 15 días de gracia mientras avisa; después hay que ampliar la licencia o desactivar usuarios. El detalle está en el capítulo 12.
Pantalla de roles y permisos
Figura 15 Roles: los permisos se marcan con casillas de nombre humano, agrupadas por área. Nada de editar XML.

11.2 Empresas, sucursales y cajas

Viven en Configuración › Empresas / ARCA.

  • Empresa: razón social, CUIT, alias (el nombre de fantasía del membrete), certificado de ARCA y credenciales de cobro.
  • Sucursales y cajas: la caja es la terminal física. Su ficha ya no tiene “Modo fiscal” ni “Punto de venta”: muestra un resumen del régimen (“Factura Electrónica · PdV 00006 + contingencia CAEA 00012”) y el botón Diarios… para elegirlos.
  • Empresas permitidas por usuario: cada usuario ve sólo las empresas que tiene habilitadas. La empresa activa se recuerda por usuario.
Dos cajas de la misma empresa no pueden tener el mismo punto de venta. Al guardar, el sistema dice qué caja ya lo usa y no deja seguir. Cuenta también las cajas CAEA y las desactivadas: desactivar una caja en AxerOK no da de baja su punto de venta en ARCA.

11.3 Impuestos

PantallaPara qué
ImpuestosAlícuotas y tributos
Categorías de impuestosAgrupación aplicada a los productos
Categorías de impuestos por clienteTratamiento según el cliente
PercepcionesPercepciones de IVA e IIBB
Agentes de recaudaciónEn qué jurisdicciones la empresa percibe o retiene

11.4 Otras pantallas de Administración

  • Diarios y CAEA (contingencia): capítulo 5.
  • Recursos: plantillas de impresión e imágenes del sistema.
  • Cupón: emisión y control de vales.
  • Presentismo: descansos, ausencias e informes de presencia. El fichaje diario está en Menú › Empleados › Entradas/Salidas.
  • Herramientas: importación de productos y clientes desde CSV, importación de stock por lector, y los informes de control de la importación (productos agregados, cambios de precio, precios erróneos, datos faltantes o inválidos).
Plantas y Mesas aparecen sólo si la terminal está configurada en modo restaurante. En modo simple no tienen sentido y el menú no las muestra.

CAPÍTULO 12Configuración

Menú › Ajustes › Configuración. Cada solapa configura una parte distinta; casi todo es por terminal, salvo lo que se aclara.

SolapaQué se configura
TerminalNombre de la terminal, modo de tickets, estilo de iconos (mono / semántico) y opciones generales de la máquina.
Localización/PaísIdioma, formatos y localización fiscal.
PeriféricosImpresora de tickets, visor, gaveta, lector de códigos y balanza.
TicketMembrete y contenido del comprobante impreso.
Opciones del sistemaComportamiento general de la aplicación.
Base de datosConexión a la base. No se toca en producción sin soporte.
Empresas / ARCAEmpresas, certificados, sucursales y cajas (capítulo 11).
Cuentas de procesadorCredenciales de las pasarelas de cobro, por empresa.
Terminales de cobroLos equipos de cobro (Point, pos-net, Clover), por caja.
Apariencia (theme personal)La paleta del tema AXEROK Personal, por usuario.
LicenciaEl token de la licencia y su estado (sección 12.3).
AxerOK MóvilLa conexión de los celulares de los vendedores. Necesita licencia activa.
Pantalla de configuración en la solapa Empresas / ARCA
Figura 16 Configuración, abierta en Empresas / ARCA: la empresa arriba, sus sucursales a la izquierda y las cajas a la derecha, con el filtro Todas / CAE / CAEA / Activas.

12.1 Conectar una balanza

En Periféricos › Balanza elegí generic y el puerto serie. Sirve para cualquier balanza que emita el peso por el puerto (Kretz, Systel, Gama, Moretti…): no hace falta un driver por marca.

Si el peso sale 10 veces más grande o más chico, la balanza transmite sin punto decimal. Lo resuelve soporte ajustando dónde va la coma en la configuración de la terminal. El cajero lo ve antes de cerrar la venta: pesos absurdamente chicos los rechaza el propio sistema.

12.2 Los dos alcances de las credenciales de cobro

  • La credencial de API es por empresa: la comparten todas sus cajas.
  • El terminal (Terminal ID, subnet, equipo físico) es por caja.

Una caja no puede cobrar con la pasarela si le falta cualquiera de las dos.

Ambiente de prueba (homologación) es sólo para desarrollo. Un comercio nunca opera en homologación: los comprobantes emitidos ahí no existen para ARCA.
“Valores de fábrica” reinicia la configuración de la terminal y te desconecta de tu base. Por eso sólo aparece en modo desarrollo.

12.3 La licencia de uso

En la solapa Licencia pegás el token que recibís al comprar y usás Verificar: el sistema consulta al servidor y muestra qué edición tenés, hasta cuándo llega el mantenimiento y cuántos usuarios cubre.

  • La licencia es por usuarios. Cubre una cantidad de usuarios activos. Si el comercio crece, ampliás usuarios desde la tienda de axerok.com; al superar el cupo tenés 15 días de gracia con el sistema avisando antes de que la licencia quede en falta.
  • Sin licencia el POS no se apaga: seguís vendiendo y facturando. Lo que se apaga es lo que depende del servidor: la conexión de los celulares (la solapa AxerOK Móvil queda deshabilitada, en sólo lectura) y las actualizaciones. La barra superior muestra SIN LICENCIA.
  • Actualizaciones y mantenimiento. Con el mantenimiento al día, el sistema avisa cuando hay una versión nueva y la descarga verificada. Con el mantenimiento vencido te dice que la versión existe y que hace falta renovar — nunca dice “estás al día” si no lo estás.

CAPÍTULO 13Sincronización con Odoo

Menú › Odoo › Sincronizar ahora. AxerOK puede trabajar solo o contra un Odoo, que queda como sistema central del negocio.

13.1 Qué viaja

  • Productos (alta y actualización, en los dos sentidos), con sus unidades de medida y el marcador Web.
  • Clientes y proveedores.
  • Ventas y cobros del POS.

13.2 El indicador de la barra superior

El indicador de sincronización muestra el estado de la conexión. Sin conexión el POS sigue vendiendo: la sincronización es un puente hacia el ERP, no una dependencia para cobrar.

Pantalla de sincronización con Odoo
Figura 17 La pantalla de Sincronizar con Odoo: el estado de la conexión y los canales que viajan.
Es una integración que se configura una vez, con soporte. Necesita un usuario de Odoo con los grupos correctos y la URL del servidor; el detalle es trabajo de instalación, no de operación diaria.

CAPÍTULO 14Cotizaciones y pedidos

Menú › Ventas › Cotizaciones. Además de la venta de mostrador, AxerOK arma presupuestos que no comprometen mercadería y pedidos que sí la reservan — cargados desde la computadora o desde el celular del vendedor, y siempre a nombre de quien los cargó.

14.1 La lista

Pantalla de cotizaciones con la lista y el botón Nueva cotización
Figura 18 Cotizaciones: número, fecha, vencimiento, cliente, lista de precios, vendedor, estado y total. El filtro Mostrar separa cotizaciones de pedidos confirmados.

+ Nueva cotización abre la ficha; doble click sobre una fila abre la existente.

14.2 La ficha

  • Cliente (con buscador), lista de precios, vencimiento y condiciones de pago arriba; las líneas con cantidad, precio e IVA en el centro; subtotal, IVA por alícuota y total al pie.
  • Cada línea muestra un punto verde o rojo: el stock disponible real, o sea el físico menos lo que ya reservaron otros pedidos. Informa, no bloquea: el que decide sos vos.
  • El precio de una línea sólo lo puede modificar un usuario con el permiso de sobreescritura de precios; para el resto se toma de la lista, siempre.

14.3 De cotización a pedido

  • La cotización nace como borrador: se puede tocar todo y no compromete nada.
  • Confirmar la convierte en pedido: toma número, fija la fecha y reserva el stock de sus líneas.
  • Una cotización con el vencimiento pasado figura como vencida y su reserva se libera sola: nadie tiene que salir a limpiar pedidos viejos.
  • Cancelar libera la reserva; Establecer como cotización la reabre como borrador.
Facturar y registrar la entrega desde el pedido están en preparación: los botones lo avisan. Confirmar, reservar stock y administrar la cartera de pedidos ya funcionan completos.

14.4 Pedidos desde el celular

Con AxerOK Móvil, cada vendedor carga pedidos y presupuestos desde su celular. Llegan solos a la caja a través del servidor:

  • El pedido queda a nombre del vendedor que lo cargó, no de la caja.
  • El número definitivo lo pone la caja al recibirlo — el celular puede estar sin señal y el correlativo del comercio no se corta.
  • Un pedido confirmado desde el celular reserva stock igual que uno cargado en la computadora.

CAPÍTULO 15Atajos de teclado

Estos atajos funcionan en la pantalla POS de Ventas. La misma lista, con buscador y clicable, está siempre a mano con F1.

14.1 Venta

TeclaAcción
PBuscar producto (nombre o referencia)
WBuscar cliente
CCambiar tipo de comprobante
LCambiar lista de precios
ERecargo / editar la línea seleccionada
DDescuento en la línea seleccionada
-Devolver una unidad del envase seleccionado
QVer tickets en espera
F11Cancelar el comprobante completo

14.2 Caja

TeclaAcción
FIngreso de valores (fondo)
RRetiro de valores
YMovimientos de caja
GAbrir la gaveta sin venta
F2Declaración de caja
XCierre X
ZCierre Z
F6Reimpresión de cierres de caja

14.3 Navegación y otras pantallas

TeclaAcción
BBuscador global de menú y acciones
F1Ayuda de la pantalla de ventas
Alt+TConsultar ventas
Alt+WCobro de cuenta corriente
Alt+EGenerar etiquetas de artículos
EscapeCerrar el diálogo abierto; volver a la pantalla principal
Modo CAEA. Si tu rol lo permite, el modo de contingencia se activa y desactiva desde la ayuda: F1 y escribir caea. No tiene tecla propia a propósito.

CAPÍTULO 16Mensajes frecuentes y qué hacer

Los avisos de AxerOK dicen qué pasó y cómo salir. Estos son los que más se ven.

MensajeQué significa y qué hacer
“Esta sesión no tiene una caja abierta” Entraste sin elegir caja. Cerrá sesión y volvé a entrar eligiendo una. El ticket no se pierde.
“Sin diario fiscal” (en rojo, en la tarjeta de la caja) La caja no tiene diario asignado o le falta el punto de venta. Podés entrar, pero no cobrar. Lo resuelve el administrador en Diarios.
“No se puede cobrar” con total negativo No existe comprobante de venta en negativo. Si la devolución supera lo vendido, va por Nota de Crédito.
“El producto está archivado” Ese producto fue dado de baja del catálogo. El aviso explica cómo reactivarlo (ficha del producto, casilla Activo).
“Leyendo la balanza, aguarde…” Está esperando el peso. Escape carga el peso a mano y la venta continúa.
“Valor erróneo” al pesar El plato está vacío o el peso es demasiado chico. Poné el producto y repetí.
Aviso de alícuota faltante al pagar a un proveedor La empresa es agente de retención pero no hay alícuota cargada para esa jurisdicción. El sistema avisa en vez de retener cero.
“Todavía no está implementada la impresión en impresor fiscal” El botón Fiscal de Consultar ventas está reservado para cuando se conecte el equipo. Usá Imprimir o PDF.
“Los cambios se perderán” al salir de una ficha Hay ediciones sin guardar en el formulario. Guardá o confirmá que se descartan.
El comprobante no trae CAE No se pudo emitir contra ARCA. Se puede reintentar cuando vuelva la red o facturar por CAEA si está habilitado. Un PDF sin CAE sale con la marca de agua documento no válido como factura.
Si un aviso no dice cómo salir, es un error del sistema, no tuyo. Anotá el texto exacto y la hora, y avisá a soporte: con eso se encuentra en el registro.

CAPÍTULO 17Acerca de AxerOK y licencia

La pantalla Acerca de (al pie del menú) muestra la versión instalada, la licencia y los créditos.

16.1 Software libre

AxerOK es software libre bajo licencia GPL v3. Está basado en uniCenta oPOS / Openbravo POS (kriolos). La pantalla Acerca de incluye el botón Ver licencia completa, con el texto de la GPL disponible sin conexión — un punto de venta tiene que poder mostrar su licencia aunque no haya internet.

El programa se distribuye sin garantía, en los términos de la GPL v3. El texto oficial de la licencia está en gnu.org/licenses/gpl-3.0.html.

Pantalla Acerca de
Figura 19 Acerca de: versión, licencia, créditos al upstream y el botón Ver licencia completa, que muestra el texto de la GPL sin conexión.

16.2 Tipografías

La interfaz usa Inter (texto), JetBrains Mono (cifras) y Playfair Display (acentos de marca), todas bajo licencia SIL Open Font License 1.1.

16.3 Soporte

Desarrollo y soporte: Pronexo — Argentina.

Antes de llamar a soporte, tené a mano tres datos que están en la barra de estado y en Acerca de: la versión, la caja con la que estás trabajando y la base de datos a la que estás conectado. Con eso se ubica el problema en minutos.
AXEROK
Manual de usuario · versión 0.9.0 · 14 de agosto de 2026
Pronexo · Desarrollo de software · Argentina

AxerOK · Pronexo — Manual de usuario. También en PDF.